Termine koordinieren, Sitzungen dokumentieren, Honorarnoten erstellen und Zahlungen im Blick behalten: In einer Psychotherapiepraxis greifen viele Aufgaben ineinander. CALIVO führt diese Abläufe in einer gemeinsamen Praxissoftware zusammen.
Ab sofort kannst du CALIVO im neuen Demo-Modus selbst ausprobieren. Die Testumgebung zeigt die echte Oberfläche mit ausschließlich fiktiven Daten.
Was ist CALIVO?
CALIVO ist eine Praxissoftware für Psychotherapeut:innen in Österreich. Sie verbindet die organisatorischen und administrativen Aufgaben einer Praxis in einem durchgängigen System.
Dazu gehören unter anderem:
- Terminanfragen, Kalender und freie Zeiten
- Klient:innenakten und Dokumente
- Sitzungsnotizen und Dokumentationsvorlagen
- Versicherungsanträge
- Honorarnoten, PDFs und Zahlungsstatus
- Einnahmen, Ausgaben und Belege
- Warteliste und Postfach
- Rollen, Backups und Systemeinstellungen
Der entscheidende Unterschied liegt im Zusammenhang der Daten: Ein Termin steht nicht für sich allein. Er bleibt mit der richtigen Klient:innenakte, der Dokumentation, der erbrachten Leistung und der späteren Honorarnote verbunden.
Für wen ist CALIVO gedacht?
CALIVO richtet sich an selbstständig tätige Psychotherapeut:innen und psychotherapeutische Praxen in Österreich.
Die Software ist besonders interessant, wenn Termine, Notizen, Dokumente, Rechnungen und Zahlungsstände bisher in mehreren Programmen oder Listen verwaltet werden. CALIVO ersetzt diese getrennten Ablagen durch einen nachvollziehbaren Arbeitsablauf.
Die Anwendung wird in der eigenen HTTPS-Hostingumgebung der Praxis installiert. Hosting, Domain und externe Dienste wie E-Mail, SMS oder Video werden weiterhin direkt beim jeweiligen Anbieter beauftragt.
Wie funktioniert CALIVO im Praxisalltag?
Ein typischer Process beginnt mit einer Terminanfrage. Diese bleibt zunächst unverbindlich. Erst nach der Prüfung und Freigabe wird daraus ein bestätigter Termin. Dabei können Arbeitszeiten, Sperrzeiten, freie Plätze und Vorlaufzeiten berücksichtigt werden.
Nach der Sitzung wird die Dokumentation direkt in der zugehörigen Klient:innenakte erfasst. Wiederkehrende Einträge lassen sich mit Vorlagen strukturieren. Dokumente, interne Notizen, Versicherungsangaben und Folgeaufgaben bleiben ebenfalls in dieser Akte gebündelt.
Aus den dokumentierten Leistungen können anschließend Honorarnoten erstellt werden. PDF, Versandstatus, Fälligkeit und Zahlung bleiben miteinander verknüpft. Auch Einnahmen, Ausgaben und Belege lassen sich für die weitere Buchhaltung erfassen und exportieren.
So bleibt der gesamte Process nachvollziehbar:
Anfrage → Termin → Sitzung → Dokumentation → Honorarnote → Zahlung
Der neue CALIVO-Demo-Modus
Eine Funktionsliste zeigt nur, was eine Software theoretisch kann. Im Demo-Modus kannst du prüfen, wie sich CALIVO tatsächlich bedienen lässt.
Der geführte Rundgang dauert ungefähr fünf minuten. Er führt durch die wichtigsten Bereiche:
- Einen Termin im Kalender open
- Die zugehörige Testakte ansehen
- Dokumentation und Sitzungsnotizen aufrufen
- Eine Honorarnote und ihren Status prüfen
Danach kannst du die freigegebenen Bereiche selbst erkunden. Dazu gehören unter anderem Kalender, Klient:innenliste, Dokumentation, Honorarnoten, Finanzen und Warteliste.
Alle Namen, Termine, Dokumente und Beträge in der Demo sind fiktiv. Änderungen werden regelmäßig zurückgesetzt. Versandfunktionen, sensible Exporte und Systemeinstellungen sind gesperrt. Es werden keine echten Praxis- oder Klient:innendaten angezeigt.
Sicherheit und Verantwortung
Gesundheitsdaten benötigen klare technische und organisatorische Regeln. CALIVO unterstützt diese Anforderungen mit getrennten Rollenrechten, verschlüsselten sensiblen Feldern sowie Funktionen für Backup und Wiederherstellung.
Sensible Angaben werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Die Anwendung muss über eine aktuelle HTTPS-Umgebung betrieben werden. Zugriffe auf Termine, Stammdaten, Dokumente und Abrechnung können nach Rolle getrennt vergeben werden.
Die datenschutzrechtliche Verantwortung bleibt bei der Praxis. Dazu gehören insbesondere die Wahl des Hostings, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte, Backup-Ziele und regelmäßige Wiederherstellungstests. Ein Supportzugriff erfolgt nicht routinemäßig, sondern nur nach ausdrücklicher Freigabe und bei Bedarf auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
Was kostet CALIVO?
Die Einrichtung der aktuellen CALIVO-Standardversion kostet derzeit einmalig 990 Euro. Darin enthalten sind Installation, technische Grundkonfiguration, Einrichtung der vereinbarten Rollen und die strukturierte Übergabe.
Das Paket für Produktupdates, Sicherheitsupdates und E-Mail-Support kostet 690 Euro pro Jahr. Damit ergeben sich für das erste Vertragsjahr insgesamt 1.680 Euro.
Hosting, Datenmigration, externe Dienste, individuelle Erweiterungen und Schulungen sind nicht enthalten. Vor der Einrichtung werden Praxisgröße, vorhandenes Hosting und benötigte Anbindungen geprüft. Ein Vertrag entsteht erst durch die Annahme eines individuellen schriftlichen Angebots.
CALIVO selbst ausprobieren
Ob eine Praxissoftware zum eigenen Arbeitsablauf passt, lässt sich am besten in der Anwendung beurteilen. Öffne die Demo und gehe den Weg vom Termin bis zur Honorarnote selbst durch.